担当者接続率を高めるための受付突破テクニック15選

インサイドセールスにおいて、受付突破は商談獲得への最初の関門です。どれほど優れた提案内容を用意していても、担当者につながらなければその価値を伝える機会すら得られません。

本記事は、SalesGridの「インサイドセールス立ち上げ完全ガイド」シリーズの一環として、受付突破に特化したテクニックを15選で徹底解説します。テレアポで成果を出すための具体的なフレーズ、トークスクリプトの設計方法、そして継続的な改善サイクルまで、科学的なアプローチに基づいた実践的なノウハウをお届けします。

なぜ受付突破がインサイドセールスの成果を左右するのか

インサイドセールスの成果は、最終的な商談化率や成約率で測られます。しかし、そのファネルの入口である「担当者接続」ができなければ、どんなに優れたトークスクリプトも、どんなに魅力的な商材も、その力を発揮することができません。

受付突破率と商談化率の相関関係

受付突破率と商談化率には明確な相関関係があります。当然のことながら、担当者と会話できる機会が増えれば、商談につながる可能性も高まります。

SalesGridの過去経験では、受付突破率が10%向上すると、最終的な商談化率は15〜20%向上するというデータがあります。これは単純な数字の積み上げ以上の効果であり、受付突破の成功体験がチーム全体のモチベーション向上につながり、その後の会話の質も向上するためと考えられます。

このように、受付突破率の改善は、インサイドセールス組織全体の成果に直結する重要な指標なのです。

受付で断られる3つの構造的理由

受付突破ができない原因は、多くの場合、以下の3つの構造的要因に集約されます。

1. 営業電話であることが即座に判断される
   • 受付担当者は日々多くの電話に対応しており、営業電話を見分ける能力が非常に高くなっています。最初の数秒のトーンや話し方、用件の伝え方で「営業電話だ」と判断されると、その時点でブロックされてしまいます。
2. 取り次ぐ理由が明確でない
   • 受付担当者には「不要な電話を取り次がない」という役割があります。用件が曖昧だったり、担当者にとってのメリットが伝わらなかったりすると、取り次ぎを拒否される可能性が高まります。
3. 架電タイミングが最適化されていない
   • 担当者が不在の時間帯に架電を繰り返しても、成功率は上がりません。業界や企業規模によって最適な架電時間帯は異なり、この分析ができていないと非効率な活動になってしまいます。

担当者接続率の業界平均と目指すべき水準

BtoB営業におけるテレアポの担当者接続率は、業界や商材、ターゲット企業の規模によって大きく異なります。一般的な目安として、以下の数値を参考にしてください。

自社の現状を把握し、段階的な目標を設定することが改善の第一歩です。

受付突破を阻む心理的・構造的バリアの正体

効果的な受付突破テクニックを身につけるためには、まず受付担当者の心理と行動原理を理解する必要があります。相手の立場に立つことで、より効果的なアプローチが見えてきます。

受付担当者の役割と判断基準を理解する

受付担当者（受付スタッフ）は、企業の「門番」としての重要な役割を担っています。彼らの主な判断基準を理解しておきましょう。

受付担当者が取り次ぎを判断する際のチェックポイント

• 相手が誰なのか（社名・名前の確認）
• 用件は何か（具体的かつ正当な理由があるか）
• 担当者が対応すべき内容か（優先度の判断）
• 担当者が対応可能な状況か（在席・予定の確認）

これらの判断を数秒で行っているため、こちらからの情報提供が曖昧だと、安全側に倒して「お断り」という判断になりやすいのです。

「営業電話お断り」の裏にある本音とは

「営業のお電話はお断りしています」という言葉の裏には、いくつかの本音が隠されています。

受付担当者の本音

• 「判断に困るので、断った方が安全」
• 「担当者に迷惑をかけたくない」
• 「以前、営業電話を取り次いで怒られた経験がある」
• 「本当に必要な電話なら、もっと具体的に説明できるはず」

つまり、受付担当者は「悪意を持ってブロックしている」のではなく、「自分の役割を全うしようとしている」だけなのです。この理解があれば、対立ではなく協力を引き出すアプローチが可能になります。

受付突破できない電話に共通する失敗パターン

多くの失敗事例を分析すると、以下の共通パターンが見えてきます。自社のコールを録音分析して、これらのパターンに陥っていないか確認してみてください。

失敗パターン1：営業色が強すぎるオープニング

IS担当者

お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。本日は弊社のサービスについてご案内したくお電話いたしました。

このような自己紹介は、即座に営業電話と判断され、ブロックされる可能性が高くなります。

失敗パターン2：用件が曖昧

IS担当者

ご担当者様にお話ししたいことがありまして…

具体性がないため、受付担当者は判断材料がなく、取り次ぎを躊躇します。

失敗パターン3：押しが強すぎる

IS担当者

ぜひ担当者様にお繋ぎいただけないでしょうか。重要なお話なんです。

相手の立場を無視した強引なアプローチは、反感を買い、二度と取り次いでもらえなくなるリスクがあります。

失敗パターン4：諦めが早すぎる

IS担当者

そうですか、わかりました。失礼します。

一度の断りで諦めてしまうと、本来突破できたはずの機会を逃してしまいます。

受付突破テクニック15選｜担当者接続率を高める実践フレーズ

ここからは、具体的な受付突破テクニックを15選でご紹介します。これらは、SalesGridが提唱する「7段階トーク構造」のうち、Phase 1（オープニング）に特化した実践的なノウハウです。

【テクニック1~3】第一声で警戒心を解くオープニング話法

受付突破の成否は、最初の数秒で決まると言っても過言ではありません。第一声で相手の警戒心を解くテクニックを身につけましょう。

テクニック1：用件を簡潔に伝える「3秒ルール」

受付担当者は、電話の冒頭3秒で「営業電話かどうか」を判断しています。この3秒間で、用件を簡潔かつ具体的に伝えることが重要です。

NG例
「お忙しいところ恐れ入ります。私、株式会社〇〇で営業を担当しております△△と申します。本日は貴社の業務効率化についてご提案がありましてお電話させていただきました」

OK例
「〇〇株式会社の△△です。御社の営業DXについて、□□部の責任者の方にご確認いただきたい件がございます」

ポイントは、結論を先に伝え、具体的な部署名や用件を明示することです。

テクニック2：声のトーンと話し方で信頼感を演出する方法

声のトーンと話し方は、言葉以上に強い印象を与えます。営業電話特有の「明るすぎるトーン」や「早口のテンポ」は、逆に警戒心を高めてしまいます。

効果的な話し方のポイント

• 落ち着いた低めのトーンで話す
• テンポは普段の会話よりやや遅めに
• 語尾まではっきりと発音する
• 適度な間を取りながら話す

録音を活用して自分の話し方を客観的に分析し、改善点を見つけることをお勧めします。

テクニック3：「お忙しいところ恐れ入ります」を超える言葉遣い

「お忙しいところ恐れ入ります」は丁寧な挨拶ですが、営業電話の定番フレーズとして認識されており、逆効果になることもあります。

代替フレーズ例

• 「いつもお世話になっております」（既存接点がある場合）
• 「突然のご連絡失礼いたします」（初回コンタクトの場合）
• 「〇〇の件でご連絡いたしました」（用件を先に出す場合）

言葉遣いは丁寧に、しかし営業色を消す工夫が必要です。

【テクニック4~6】受付担当者を味方につける関係構築アプローチ

受付担当者を「突破すべき壁」ではなく「協力者」として捉えることで、アプローチの質が大きく変わります。

テクニック4：相手の立場を尊重するフレーズ設計

受付担当者には「不要な電話をブロックする」という正当な役割があります。この役割を尊重しながら、協力を依頼するフレーズを使いましょう。

効果的なフレーズ例

「お忙しい中恐れ入ります。御社のご判断にお任せいたしますが、営業部門の効率化に関する情報でして、もしご興味があればお繋ぎいただければ幸いです」

「ご判断いただければと思いますが」という姿勢が、相手の警戒心を和らげます。

テクニック5：「取り次ぎたくなる」心理を活用した依頼話法

受付担当者が「これは取り次いだ方がいいかも」と思う心理的トリガーがあります。

取り次ぎを促す要素

• 具体的な部署名・役職名の指定
• 相手企業にとってのメリットの示唆
• 緊急性や重要性の適度な演出
• 「確認」「ご相談」など押し売り感のない表現

フレーズ例 「御社の業界で導入が進んでいる〇〇について、□□部門のご担当者様にご確認いただきたい点がございます」

テクニック6：受付担当者の名前を活用した関係構築

何度かコールを重ねる中で受付担当者の名前がわかった場合、次回からその名前を活用することで関係性を構築できます。

活用フレーズ例

「いつもお世話になっております。〇〇様でいらっしゃいますか？先日もご対応いただいた△△です」

名指しで呼びかけることで、「覚えてくれている」という好印象を与え、協力を得やすくなります。ただし、馴れ馴れしくならないよう、言葉遣いには注意が必要です。

【テクニック7~9】用件の伝え方で差がつくトークスクリプト設計

用件の伝え方は、受付突破の成否を大きく左右します。トークスクリプトを設計する際は、以下のテクニックを意識してください。

テクニック7：営業感を消す用件の言い換えテクニック

「ご提案」「ご案内」「サービスのご紹介」といった言葉は、営業電話であることを明確に示してしまいます。これらを別の表現に言い換えることで、受付を突破しやすくなります。

フレーズ例 「御社の〇〇についてご確認いただきたい件がございまして、ご担当者様とお話しできればと思います」

テクニック8：「資料送付のご確認」など既存接点を活用するアプローチ

過去に資料送付やメール連絡をしたことがある場合、それを活用した接点づくりが効果的です。

フレーズ例

• 「先日お送りした資料についてご確認いただきたくお電話いたしました」
• 「以前メールでご連絡した〇〇の件で、その後のご状況を伺えればと思います」
• 「御社のWebサイトからお問い合わせいただいた件のフォローでご連絡しております」

既存接点があることで、「初めての営業電話」という印象を払拭できます。

テクニック9：具体的な理由を添えて担当者名を引き出す方法

担当者名がわからない状態でのコールは、受付突破の難易度が上がります。以下のテクニックで担当者名を引き出すことを試みましょう。

段階的なアプローチ

1. まず部署名を確認する
   • 「営業企画を担当されている部門はどちらになりますでしょうか？」
2. 次に役職で絞り込む
   • 「その部門の責任者の方、もしくはご担当者様はどなたになりますでしょうか？」
3. 名前を教えていただく
   • 「恐れ入りますが、お名前を教えていただくことは可能でしょうか？」

段階を踏むことで、自然な流れで情報を得ることができます。

【テクニック10~12】断られた時の効果的な切り返しフレーズ

受付で断られることは日常茶飯事です。重要なのは、断られた後の対応で次回につなげることです。

テクニック10：「担当者不在」への対応と次回架電につなげるコツ

「担当者は不在です」と言われた場合、単に電話を切るのではなく、次回の成功確率を高める情報を得ましょう。

確認すべき情報

• 戻り時間の目安
• 在席しやすい時間帯
• 担当者名（まだ分からない場合）
• 伝言の可否

フレーズ例 「承知いたしました。差し支えなければ、何時頃お戻りのご予定でしょうか？」 「恐れ入りますが、〇〇様がお手すきになりやすいお時間帯はございますでしょうか？」

テクニック11：「必要ありません」を突破する再アプローチ話法

「必要ありません」「間に合っています」という断りに対しては、すぐに引き下がらず、一度だけ再アプローチを試みましょう。

切り返しフレーズ例

「かしこまりました。ちなみに、御社では現在〇〇についてはどのような対策をされていらっしゃいますか？」

「承知いたしました。ただ、同業他社様で課題になっている△△について、参考情報だけでもお伝えできればと思いまして」

ただし、強引な押し売りにならないよう、相手の反応を見ながら判断することが大切です。明確な拒否があった場合は、潔く引き下がりましょう。

テクニック12：「資料を送ってください」を商談につなげる方法

「資料を送ってください」という反応は、一見断りのように見えますが、実はチャンスです。

次につなげるフレーズ

「ありがとうございます。それでは資料をお送りいたします。ご確認いただいた後、内容についてご質問があるかもしれませんので、来週あたりに改めてご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」

資料送付を単なるゴールにせず、次回コールのアポイントメントを取り付けることで、商談への道筋を作ります。

【テクニック13~15】架電タイミングと事前準備の最適化

テクニックを磨くと同時に、架電の戦略面も最適化することで、受付突破率は大きく向上します。

テクニック13：担当者接続率が高まる時間帯分析と架電戦略

担当者接続率は、架電する時間帯によって大きく変わります。一般的な傾向として、以下の時間帯が効果的とされています。

接続率が高い時間帯

避けるべき時間帯

• 9:00〜9:30：朝礼や準備で忙しい
• 12:00〜13:00：昼休み
• 17:30以降：退社準備、不在が増える

ただし、これはあくまで一般的な傾向です。自社のデータを分析して、ターゲット企業ごとの最適な時間帯を見つけることが重要です。

テクニック14：事前リサーチで受付突破率を高める情報収集術

架電前の準備が、受付突破率を大きく左右します。以下の情報を事前に収集しておきましょう。

収集すべき情報

• 企業の最新ニュース（プレスリリース、IR情報など）
• 組織体制（部署名、可能であれば担当者名）
• 業界の課題やトレンド
• 過去の接触履歴（あれば）

活用方法

「先日のプレスリリースで拝見したのですが、御社では〇〇に注力されているとのこと。この分野でお役に立てる情報がございまして」

具体的な情報を盛り込むことで、「テンプレートの営業電話」ではないことを印象づけられます。

テクニック15：業界・企業規模別アプローチの使い分け

業界や企業規模によって、効果的なアプローチは異なります。

大企業向けアプローチ

• 担当部署・担当者名を事前に特定
• 代表電話ではなく部署直通を狙う
• 役職者の名前を出して権威づけ
• 同業他社の導入事例をアピール

中小企業向けアプローチ

• 意思決定者（社長・役員）に直接アプローチ
• 受付を通さず直接つながるケースも多い
• 具体的なメリットを簡潔に伝える
• 柔軟な対応ができることをアピール

業界別の注意点

受付突破率を継続的に改善するPDCAサイクル

受付突破テクニックを身につけたら、次は継続的な改善サイクルを回すことが重要です。SalesGridが提唱する「科学的営業アプローチ」の核心は、このPDCAサイクルにあります。

架電結果の分析と失敗要因の特定方法

受付突破率を向上させるには、まず現状を正確に把握することが必要です。

記録すべきデータ項目

• 架電日時
• 担当者名（わかれば）
• 受付担当者の反応
• 突破/非突破の結果
• 非突破の場合の理由
• 使用したフレーズ
• 次回アクション

これらのデータを蓄積・分析することで、失敗の傾向やパターンが見えてきます。

分析の視点

• 時間帯別の成功率はどうか？
• 特定のフレーズで成功率が高い/低いものはあるか？
• 個人別の傾向の違いはあるか？
• 業界別・企業規模別の傾向は？

効果的なフレーズのA/Bテスト設計

改善を科学的に進めるには、A/Bテストが効果的です。

A/Bテストの進め方

1. 検証したい仮説を設定する （例：「用件を先に伝えた方が突破率が上がる」）
2. 2つのバージョンを用意する （A：従来の自己紹介から入るパターン） （B：用件を先に伝えるパターン）
3. 一定期間、ランダムに使い分ける
4. 結果を比較し、統計的に有意な差があるか確認する
5. 効果の高い方を標準採用する

このサイクルを繰り返すことで、チーム全体のトークスクリプトが最適化されていきます。

チーム全体で受付突破率を向上させるナレッジ共有

個人のノウハウをチーム全体の資産にすることで、組織としての成果が向上します。

ナレッジ共有の仕組み

• 週次での成功事例・失敗事例の共有会
• 効果的なフレーズのデータベース化
• ロールプレイングによる実践トレーニング
• 録音分析による客観的フィードバック

特に録音分析は、自分では気づかない話し方のクセや改善点を発見するのに非常に効果的です。

受付突破のためのトークスクリプト設計テンプレート

ここまでのテクニックを踏まえ、実際に使えるトークスクリプトのテンプレートをご紹介します。

アウトバウンド向け受付突破スクリプトの基本構造

受付突破のためのスクリプトは、以下の構造で設計します。

基本構造（15秒以内）

【挨拶】簡潔な挨拶（3秒）
    ↓
【名乗り】社名・氏名（3秒）
    ↓
【用件】具体的な用件（5秒）
    ↓
【依頼】取り次ぎの依頼（4秒）

具体例

「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△と申します。御社の営業部門における業務効率化について、ご担当者様にご確認いただきたい件がございます。□□部のご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。」

業種・規模別カスタマイズのポイント

基本構造をベースに、ターゲットに合わせてカスタマイズしましょう。

IT企業向けカスタマイズ例

「〇〇株式会社の△△です。御社のセールステックの活用状況について、情報システム部門もしくは営業企画のご担当者様とお話しできればと思います。最新のAI活用事例をお持ちしております。」

製造業向けカスタマイズ例

「〇〇株式会社の△△でございます。御社の営業プロセスの効率化について、同業他社様での改善事例をお持ちしております。営業部門の責任者様にご確認いただきたいのですが。」

【ダウンロード】すぐに使える受付突破フレーズ集

SalesGridでは、本記事でご紹介したテクニックを実践するためのトークスクリプトテンプレートを無料でご提供しています。

あわせて読みたい

Template：SalesGrid式 トークスクリプトテンプレート

まとめ：受付突破は「科学」できる

受付突破は、才能やセンスに頼るものではありません。正しいテクニックを学び、データに基づいて改善を重ねることで、誰でも成果を向上させることができます。

SalesGridは「営業を科学し、成果を最大化する」というコンセプトのもと、インサイドセールスの成功に必要なノウハウを体系的に提供しています。本記事が、皆様の受付突破率向上の一助となれば幸いです。

あわせて読みたい

【第1章まとめ】インサイドセールス立ち上げ完全ガイド｜基礎から将来性まで徹底解説

あわせて読みたい

eBook：ゼロから始めるインサイドセールス完全ガイド

よくあるご質問

質問：受付突破率の目安はどのくらいですか？

回答：受付突破率の目安は、ターゲット企業の規模によって異なります。中小企業（50名以下）では35〜45%、中堅企業（50〜300名）では25〜35%、大企業（300名以上）では15〜25%が一般的な水準です。優秀なインサイドセールスチームでは、これらの数値を10〜20ポイント上回る成果を出しています。まずは自社の現状を正確に把握し、段階的な目標を設定することをお勧めします。

質問：何回架電しても受付突破できない場合はどうすべきですか？

回答：同じ企業に複数回架電しても突破できない場合は、以下の対策を検討してください。まず、架電時間帯を変えてみましょう。担当者の在席パターンは企業によって異なります。次に、アプローチ方法を変更します。電話だけでなく、メールやLinkedInなど別チャネルからのアプローチを試みることも効果的です。また、代表電話ではなく部署直通番号を探す、展示会やセミナーで名刺交換するなど、別の接点を作る方法も検討してください。それでも難しい場合は、リストの優先順位を見直し、より成約確率の高いターゲットにリソースを集中させることも戦略的な判断です。

質問：受付突破と担当者との会話、どちらのスキルを優先すべきですか？

回答：インサイドセールスの成果を最大化するには、両方のスキルが必要ですが、優先順位をつけるなら「受付突破」を先に磨くことをお勧めします。理由は単純で、担当者との会話スキルがいくら高くても、受付を突破できなければその力を発揮する機会がないからです。まずは受付突破率を一定水準まで引き上げ、担当者との接触機会を増やしましょう。その上で、商談化率を高めるためのヒアリングスキルや提案力を磨いていくのが効果的な順序です。SalesGridの7段階トーク構造では、Phase 1（オープニング）からPhase 7（フォローアップ）まで段階的にスキルを習得していくアプローチを推奨しています。

質問：録音分析は本当に効果がありますか？

回答：録音分析は、受付突破率を改善する上で非常に効果的な方法です。自分の話し方やトーン、フレーズの使い方は、意識していても客観的に把握することが難しいものです。録音を聞き返すことで、「思ったより早口だった」「声のトーンが高すぎた」「用件の伝え方が曖昧だった」といった具体的な改善点が見えてきます。また、成功したコールと失敗したコールを比較分析することで、効果的なパターンを特定できます。SalesGridでは、AI活用による録音分析を通じて、スクリプト遵守率の測定や個人別スキル偏り分析を行うことを推奨しています。これにより、感覚値に頼らない科学的な改善が可能になります。

質問：チーム全体の受付突破率を上げるにはどうすればいいですか？

回答：チーム全体の受付突破率を向上させるには、以下の施策が効果的です。まず、成功事例の共有を仕組み化しましょう。週次での事例共有会を設け、効果的なフレーズやアプローチ方法をチーム全体で学び合います。次に、トークスクリプトを標準化し、継続的にA/Bテストで最適化していきます。これにより、属人的なノウハウがチームの資産になります。また、ロールプレイングを定期的に実施し、実践的なトレーニングの機会を設けることも重要です。さらに、KPIとして受付突破率をモニタリングし、データに基づいたPDCAサイクルを回すことで、継続的な改善が可能になります。マネージャーは個人の強み・弱みを把握し、個別の育成プランを策定することで、チーム全体の底上げを図れます。

SalesGrid 編集部

「進化する営業が事業成長を彩る」をテーマに掲げるSalesGrid編集部は、BtoB営業の未来を切り拓くメディアを運営。AIやチームビルディングを含む幅広いトピックで、営業の可能性を多元的に探求し、成果を追求するすべての営業パーソンを支援します。